Người hướng nội phù hợp với công việc gì, làm sếp được?

Câu hỏi người hướng nội phù hợp với công việc gì thường đi kèm với một định kiến ngầm rằng họ chỉ hợp làm chuyên môn độc lập. Nhiều nhân viên văn phòng có năng lực chuyên môn cực kỳ xuất sắc nhưng lại sợ hãi việc phải nhận quyết định thăng chức làm quản lý. Sự e ngại này bắt nguồn từ một khuôn mẫu cứng nhắc về việc làm sếp.

Có phải lãnh đạo xuất sắc luôn là người ăn to nói lớn?

Một người quản lý giỏi không bắt buộc phải sở hữu kỹ năng hùng biện xuất chúng hay khả năng khơi mào mọi cuộc trò chuyện, mà cốt lõi nằm ở khả năng định hướng công việc.

Suốt nhiều thập kỷ, truyền thông luôn xây dựng hình tượng các vị CEO bước lên sân khấu với phong thái rực lửa, giọng nói dõng dạc át tiếng vỗ tay. Hình mẫu đó khiến những nhân viên có tính cách trầm lặng cảm thấy thua kém. Tuy nhiên, dữ liệu thực tế từ các bảng xếp hạng doanh nghiệp lớn nhất thế giới chỉ ra rằng hơn bốn mươi phần trăm các nhà lãnh đạo cấp cao tự nhận mình là người cần sự tĩnh lặng để làm việc.

Họ thành công không phải vì họ cố gắng học cách gào thét chỉ đạo nhân viên. Họ thành công vì họ xây dựng một hệ thống vận hành nơi công việc được phân công rõ ràng thông qua văn bản và quy trình. Sự rõ ràng đó có sức mạnh thuyết phục lớn hơn bất kỳ bài diễn thuyết hào hùng nào. Một bản kế hoạch chi tiết không có lỗ hổng chính là cách họ thể hiện quyền lực của mình.

Bạn có thể đọc thêm về chân dung của các nhà quản lý thành công để thấy sự đa dạng trong phong cách điều hành của họ. Sự điềm tĩnh trước sóng gió chính là vũ khí sắc bén nhất thay cho sự ồn ào.

Sức mạnh của người sếp ít nói nằm ở đâu?

Sự điềm đạm tạo ra một bộ lọc thông tin xuất sắc, cho phép người quản lý thu thập đầy đủ mọi góc nhìn phản biện trước khi đưa ra một quyết định chiến lược cuối cùng.

Hãy quan sát anh Thành, một giám đốc bộ phận công nghệ thông tin. Trong các cuộc họp giải quyết sự cố sập máy chủ, trong khi nhân viên các phòng ban đang hoảng loạn đổ lỗi cho nhau ầm ĩ, Thành chỉ ngồi khoanh tay im lặng lắng nghe. Suốt ba mươi phút đầu, anh không ngắt lời bất kỳ ai. Khi tất cả đã nói hết và mệt mỏi, Thành mới chậm rãi lấy bút viết lên bảng trắng sơ đồ sự cố, tổng hợp chính xác nguyên nhân và phân công ba nhóm khắc phục ngay lập tức.

Sức mạnh của Thành không nằm ở việc áp đảo người khác bằng giọng nói lớn. Nó nằm ở việc anh không bị cuốn vào cảm xúc hoảng loạn của đám đông. Người sếp ít nói có lợi thế cực lớn về việc quan sát bức tranh tổng thể. Khi bạn không bận rộn tranh cãi, não bộ của bạn có toàn bộ tài nguyên để phân tích logic các mảnh ghép dữ kiện đang rời rạc.

Những cá nhân này cũng cực kỳ hiếm khi đưa ra các quyết định bốc đồng bừa bãi. Họ cần thời gian xử lý dữ liệu sâu. Chính sự chậm nhịp này đã cứu rất nhiều công ty khỏi những khoản đầu tư rủi ro vô nghĩa do lòng tham nhất thời mang lại.

Dưới đây là bốn lợi thế vô giá của một quản lý trầm tĩnh:

1. Không áp đặt ý kiến cá nhân lên các cuộc thảo luận ý tưởng mới của nhân viên.
2. Đánh giá rủi ro khách quan hơn do không bị cái tôi che mờ lý trí.
3. Ghi nhớ cực kỳ chi tiết các cam kết đã hứa với cấp dưới.
4. Tạo ra sự ổn định vững chãi khi công ty đối mặt với nguy cơ phá sản.

Người hướng nội có bị nhân viên lấn lướt bắt nạt không?

Một người quản lý điềm tĩnh hoàn toàn có thể thiết lập uy quyền tuyệt đối thông qua việc giám sát chặt chẽ các chỉ số hiệu suất thay vì phải sử dụng tiếng quát mắng đe doạ.

Sự lo lắng về việc bị nhân viên cũ qua mặt là nỗi sợ phổ biến nhất của những người mới được thăng chức. Lấy ví dụ trường hợp của Nam. Khi được cất nhắc lên làm trưởng phòng kinh doanh thay cho người sếp cũ vốn nổi tiếng nóng tính, Nam rất sợ mấy nhân viên gạo cội sẽ không phục tùng mệnh lệnh của mình. Nam vốn là người rất ghét cãi vã lớn tiếng.

Thay vì cố gắng gồng mình lên để răn đe mọi người, Nam chọn một phương pháp khác biệt hoàn toàn. Anh tổ chức các buổi đánh giá năng lực riêng tư một kèm một. Trong buổi họp, anh nhẹ nhàng đưa ra bảng dữ liệu theo dõi hiệu suất bán hàng chi tiết của từng nhân viên trong sáu tháng qua. Những con số không biết nói dối đã khiến những nhân viên định chống đối phải hoàn toàn tâm phục khẩu phục. Uy quyền của Nam được thiết lập không bằng sự đe nẹt, mà bằng sự minh bạch dữ liệu.

Sự tôn trọng thực sự trong môi trường công sở đến từ sự công bằng trong việc thưởng phạt phân minh. Khi một người sếp xử lý mọi mâu thuẫn dựa trên kết quả công việc thay vì cảm xúc yêu ghét cá nhân, không ai có thể lấn lướt được họ cả. Bạn nên xem qua tài liệu về định hướng nghề nghiệp để học thêm cách xây dựng uy quyền mềm này.

Ba nguyên tắc giúp củng cố uy quyền vững chắc mà không cần cao giọng:

• Giao việc bằng văn bản có đính kèm thời hạn hoàn thành cụ thể.
• Từ chối trả lời ngay các yêu cầu vô lý và hẹn phản hồi sau khi xem xét kỹ.
• Khen ngợi công khai những đóng góp tốt nhưng chỉ góp ý sai lầm trong phòng họp kín.

Làm thế nào để điều hành cuộc họp mà không bị cạn kiệt năng lượng?

Việc thay đổi triệt để cấu trúc các cuộc họp bằng cách gửi trước tài liệu và giới hạn thời gian phát biểu sẽ giúp những người quản lý trầm tĩnh bảo toàn được mức năng lượng trí não tối ưu.

Chị Hương, một trưởng nhóm tiếp thị trực tuyến, từng bị chứng đau nửa đầu hành hạ mỗi buổi chiều vì phải chủ trì ba cuộc họp liên tiếp. Tiếng tranh cãi và việc phải đưa ra quyết định liên tục vắt kiệt sức lực của chị. Để tự cứu mình, chị quyết định huỷ bỏ toàn bộ các buổi họp báo cáo tiến độ bằng miệng gây lãng phí thời gian.

Thay vào đó, chị tạo một bảng tính trực tuyến dùng chung cho toàn dự án. Mỗi buổi sáng, nhân viên tự động vào cập nhật trạng thái công việc của mình. Các cuộc họp trực tiếp chỉ được tổ chức tối đa hai mươi phút để giải quyết các nút thắt không thể gỡ qua tin nhắn văn bản. Phương pháp này không chỉ giải phóng chị Hương khỏi sự ồn ào mà còn tăng năng suất của toàn bộ hệ thống lên đáng kể.

Nếu bạn là một người quản lý dễ bị quá tải bởi âm thanh đám đông, bạn hoàn toàn có quyền thiết kế lại quy trình giao tiếp nội bộ sao cho phù hợp với hệ thần kinh của mình.

Bốn chiến thuật tiết kiệm sức lực trong các buổi họp căng thẳng:

1. Yêu cầu mọi người gửi văn bản tóm tắt nội dung tối thiểu hai giờ trước khi họp.
2. Áp dụng quy tắc mỗi người chỉ được trình bày tối đa ba phút không ngắt lời.
3. Nếu không có quyết định nào được đưa ra sau ba mươi phút, chủ động giải tán cuộc họp.
4. Có những khoảng nghỉ năm phút giữa giờ để mọi người tự sắp xếp lại suy nghĩ.

Tại sao sự tĩnh lặng lại thúc đẩy tính sáng tạo của tập thể?

Một người lãnh đạo không có thói quen cắt ngang lời người khác sẽ tự động tạo ra một không gian làm việc an toàn, nơi những nhân viên rụt rè nhất cũng dám mạnh dạn đề xuất các ý tưởng đột phá.

Trong các tổ chức được vận hành bởi những cá nhân có cái tôi quá lớn, các buổi họp đóng góp ý tưởng thường biến thành sàn diễn độc thoại của riêng vị giám đốc đó. Nhân viên sẽ tự động học được một quy tắc ngầm là: cứ giữ im lặng và gật đầu đồng ý với ý kiến của sếp là an toàn nhất. Điều này giết chết mọi sự đổi mới tư duy.

Ngược lại, người sếp điềm tĩnh có kỹ năng đặt những câu hỏi mở rất xuất sắc. Thay vì nói: “Tôi nghĩ chúng ta nên làm cách này”, họ sẽ hỏi: “Theo số liệu tháng trước, bạn nghĩ chúng ta đang vướng ở khâu nào nhất?”. Cách tiếp cận này trao quyền tự chủ tư duy lại cho cấp dưới. Nhân viên cảm thấy ý kiến của mình thực sự có trọng lượng và được trân trọng.

Khả năng này rất hữu ích đối với những cá nhân đang tìm hiểu 16 nhóm tính cách để tìm ra phong cách quản lý nhân sự tối ưu. Sự khích lệ ngầm thông qua việc chú tâm lắng nghe hiệu quả hơn gấp ngàn lần những lời khen chóp mép sáo rỗng thường thấy.

Ba câu hỏi mở cực kỳ hiệu quả để kích thích nhân viên nói lên ý tưởng:

• Theo kinh nghiệm của bạn, rủi ro lớn nhất nếu chúng ta làm theo cách này là gì?
• Nếu có thêm ngân sách, bạn sẽ ưu tiên cải thiện bước nào đầu tiên?
• Bạn có giải pháp thay thế nào tốt hơn quy trình hiện tại không?

Chiến thuật giao tiếp cho người sếp không thích tiệc tùng sau giờ làm

Bạn hoàn toàn có thể xây dựng văn hóa gắn kết đồng nghiệp thông qua những tương tác công việc chất lượng cao ban ngày, thay vì ép bản thân phải tham gia các cuộc nhậu nhẹt kéo dài đến tận đêm khuya.

Văn hoá kinh doanh tại nhiều công ty vẫn duy trì tư duy phải làm thân trên bàn tiệc. Điều này gây ra áp lực khủng khiếp cho những quản lý muốn về nhà nghỉ ngơi sau tám tiếng làm việc cật lực. Họ sợ việc vắng mặt sẽ khiến khoảng cách giữa sếp và lính bị đẩy ra xa.

Thực tế, có rất nhiều cách khác để cho nhân viên thấy sự quan tâm chân thành. Việc bạn chủ động phê duyệt đơn xin nghỉ phép đi khám bệnh của nhân viên một cách nhanh chóng tạo ra sự cảm kích lớn hơn rất nhiều so với một buổi đi hát hò ép buộc. Việc bạn đứng ra bảo vệ nhân viên trước sức ép vô lý của khách hàng là minh chứng rõ nhất cho sự gắn kết.

Bạn có thể đối chiếu hai cách tiếp cận xây dựng mối quan hệ trong bảng sau:

Phương pháp gắn kết truyền thống	Phương pháp gắn kết dựa trên công việc
Rủ toàn bộ phòng đi nhậu sau giờ làm	Mua tặng nhóm một chậu cây xanh hoặc máy pha cà phê mới.
Ngồi lê la tâm sự chuyện đời tư nhân viên	Tổ chức một buổi chia sẻ kiến thức chuyên môn ngắn vào giờ ăn trưa.
Bắt mọi người tham gia các trò chơi vận động tập thể	Viết một email ngắn khen ngợi nỗ lực của một nhân viên gửi thẳng cho bộ phận nhân sự.

Một đội ngũ toàn người ít nói thì chuyện gì sẽ xảy ra?

Một tập thể gồm những người chỉ thích làm việc độc lập sẽ vận hành cực kỳ trơn tru về mặt kỹ thuật, nhưng lại đối diện nguy cơ thất bại nặng nề khi phải ra mắt sản phẩm ra ngoài thị trường.

Sự đa dạng về tính cách trong một tổ chức là yếu tố sống còn để doanh nghiệp tồn tại được. Một công ty khởi nghiệp công nghệ toàn những lập trình viên trầm tính sẽ tạo ra một hệ thống phần mềm hoàn hảo không có lỗi nào. Họ phối hợp với nhau qua ứng dụng nhắn tin Slack vô cùng mượt mà, hiếm khi xảy ra cãi vã cá nhân.

Tuy nhiên, đến giai đoạn phải đem sản phẩm đi thuyết trình gọi vốn trước các nhà đầu tư khó tính, cả đội sẽ rơi vào trạng thái tê liệt. Không ai muốn bước lên bục cầm micro nói chuyện. Đây là lúc người quản lý cần nhận ra sự mất cân bằng nghiêm trọng của tổ chức. Việc ngay lập tức tuyển dụng thêm một cá nhân năng nổ phụ trách mảng đối ngoại là giải pháp cứu nguy duy nhất.

Bạn có thể tìm hiểu sự bù trừ này qua tài liệu về vai trò trong nhóm bạn. Việc sắp xếp nhân sự cũng giống như thiết kế một dàn nhạc giao hưởng, nếu chỉ có toàn đàn dây tĩnh lặng mà thiếu đi tiếng kèn đồng mạnh mẽ, bản nhạc sẽ mất đi sự kịch tính cần thiết để thu hút khán giả.

Câu hỏi thường gặp

Người điềm tĩnh thiếu kỹ năng gì nhất khi nhận vai trò làm quản lý bộ phận?

Họ thường gặp rào cản lớn nhất khi phải sa thải nhân viên hoặc đưa ra các lời phê bình trực diện mang tính tiêu cực. Sự né tránh xung đột khiến họ chần chừ trong việc ra quyết định cắt bỏ những nhân sự kém hiệu quả. Việc tập luyện thói quen phản hồi công việc định kỳ sẽ giúp họ bớt cảm thấy nặng nề hơn khi phải xử lý vi phạm kỷ luật.

Có nên cố gắng bắt chước phong cách năng động của sếp cũ để dễ thăng tiến không?

Việc cố gắng diễn một vai trò không thuộc về bản chất của mình là một sự đầu tư lỗ vốn về mặt năng lượng tinh thần. Nhân viên dưới quyền rất nhạy cảm, họ sẽ nhanh chóng nhận ra sự gượng gạo và giả tạo đó. Việc mất đi sự chân thật trong giao tiếp sẽ phá huỷ hoàn toàn sự tin tưởng. Hãy kiên định với phong cách quản lý dựa trên nền tảng của sự minh bạch và logic sắc bén.

Những bộ phận chuyên môn nào thì phù hợp nhất với người lãnh đạo ít nói?

Những đội ngũ đòi hỏi chiều sâu suy nghĩ và sự bền bỉ dài hạn thường rất lý tưởng. Ví dụ như bộ phận phát triển sản phẩm, nhóm nghiên cứu dữ liệu, trung tâm kiểm định chất lượng hoặc phòng kế toán tài chính. Ở những nơi này, tính kỷ luật, sự tập trung và khả năng nhìn thấu rủi ro được đánh giá cao hơn hẳn tài năng ngoại giao giao tế.

Lời kết

Xin lưu ý rằng đây là góc nhìn tham khảo dựa trên các thống kê phân tích quản trị hành vi, không phải kết luận đúng sai tuyệt đối dành cho mọi tình huống kinh doanh phức tạp ngoài đời thực. Không có một khuôn mẫu lãnh đạo nào là hoàn hảo tuyệt đối. Mong bạn luôn giữ vững được sự tỉnh táo để linh hoạt điều chỉnh chiến thuật quản lý, từ đó kiến tạo nên một môi trường làm việc tử tế và năng suất cho mọi người.